축의대 맡았을 때, 봉투 번호부터 정리까지

축의대를 맡았다면 시작 전에 행사 이름과 날짜를 확인하고 장부를 한 곳으로 정해요. 여러 사람이 각자 다른 파일에 적으면 같은 봉투가 두 번 들어가거나 빠질 수 있어요. 접수 화면은 한 기기에서 이어 쓰고, 다른 담당자에게 넘길 때에는 먼저 저장 완료와 최근 봉투 번호를 함께 확인해요.

봉투를 받으면 성함을 묻거나 겉면을 확인하고 금액을 적어요. 저장하면 화면에 봉투 번호가 크게 나와요. 그 번호를 봉투에도 적어 두면 나중에 장부와 현금을 대조할 때 찾기 쉬워요. 식권을 나눠 주는 역할도 맡았다면 선택 칸에 식권 수를 같이 남길 수 있어요.

이름이나 금액을 잘못 넣었다면 다음 봉투를 받기 전에 직전 접수를 고쳐요. 저장이 실패하면 이름 칸을 지우지 않고 다시 저장할 수 있게 남겨 둬요. 온라인 연결이 없어도 이미 연 접수 화면은 이 기기에 보관하지만, 기기 저장 공간이 부족하면 성공으로 처리하지 않아요.

중간에 25건씩 접수 사본을 받아 두는 편이 좋아요. 기기를 바꿔야 한다면 전체 백업에 접수 초안이 포함되는지 파일 확인으로 건수를 대조해요. 휴대폰 배터리와 화면 잠금 설정도 행사 전에 확인하고, 금액 가리기를 사용하면 옆에서 화면을 볼 때 숫자를 숨길 수 있어요.

행사 뒤에는 현금 봉투 수와 실제 센 현금, 이체 합계를 따로 적어 기록과 맞춰요. 같은 이름 두 번, 3천원이나 3백만원처럼 자릿수 실수가 의심되는 행을 다시 확인해요. 신랑측·신부측·부모님 몫이 필요하면 각 행이나 선택한 여러 행에 몫 이름을 붙이고 엑셀로 받을 수 있어요.

확인한 정산은 내 장부의 받은 마음으로 옮겨 다음 경조사에 참고할 수 있어요. 동일한 정산 행을 다시 눌러도 중복으로 넣지 않아요. 가족에게 현황만 알릴 때에는 이름과 개별 금액이 빠진 요약 카드나 문구를 사용해요. 현재 결제는 열리지 않았고 50건을 넘어도 계속 적을 수 있으며 백업과 정산 파일은 무료예요.